Kaynak: Zenhabits
Yazar: Leo Babauta
Çeviri: Özgür Aksoy
“Zor şeyleri kolayken, büyük şeyleri küçükken yap. Bin millik bir yolculuk küçük bir adımla başlamalı.” ~Lao Tzu
Hayatımı basitleştirmeye karar verdiğimde yaptığım en iyi şeylerden biri iş günümü basitleştirmekti. Önce işte geçirdiğim günümü basitleştirdim, sonra tam gün işimden ayrıldım. Şimdi yazar ve girişimci olarak çalışıyorum.
Rutin, sıkıcı idari görevleri çoğunu birkaç basit prensiple eledim.
Zorunlu olmayanları eledim ve bugünlerde gerçekten sevdiğim şeye odaklanabiliyorum: Yaratmak.
Bu tip zorlayıcı adımları herkes kolayca atamayabilir, ama eğer iş gününüz üzerinde biraz kontrolünüz varsa işleri büyük oranda sadeleştirecek birkaç küçük şey yapabilirsiniz.
Kontrol sizde değilse veya “ben bunları yapamam” diye düşünüyorsanız soruyorum; neden olmasın? Bir şeyleri değiştirmek mümkün mü, hemen bugün olmasa bile uzun vadede?
Bunların hepsini yapmak zorunda değilsiniz, birini seçin ve deneyin. Sonra başka birini deneyin ve işe yarayıp yaramadığına bakın. Sizin için hangilerinin işe yarar olduğunu deneyerek bulun. Ve basit iş yaşamının tadını çıkarın.
1. Erken başlayın. İşe erken gitmek en iyi numaralarımdan biriydi. Sessizlikte, telefonlar, muhabbetler ve toplantılar başlamadan sakince birçok işimi yapıp bitiriyordum. Herkes işe başlarken ben iki ya da üç önemli işi bitirmiş oluyordum.
2. Zamanınızı sınırlayın. İronik bir durum çünkü çoğu kişi uzun saatler boyunca çalışıyorlar ve daha çok iş yaptıklarını, daha üretken olduklarını düşünüyorlar. Aslında gereksiz saatleri problemle çarçur ediyorlar. Bunun yerine zamanınızı sınırlayın ve bir limit koyun. Örneğin günde 6 veya 7 saat olarak belirleyin ve bütün zorunlu işlerinizi bu limit içinde bitirin. Eğer günde sadece 6 saat çalışacağınızı bilirseniz, önemli işleri önce yapmak zorunda kalırsınız ve saha az zamanı boşa harcarsınız. Limitler sizi üretken olmaya zorlar.
3. Liste hazırlayın. Tüm yapmanız gereken işleri içeren uzun bir liste hazırlayın. Sonra da bunların içinden 1–3 maddelik gerçekten yapmanız gerekenlerin listesini yapın. Bu maddeler öyle işler olmalı ki yapıldığında o gün yaptıklarınızdan gurur duymalısınız. E-postalarınızı kontrol etmeden ve internette dolanmadan en önemli işle başlayın.
4. Kafa dağıtmalar. Kafa dağıtmak için ne yapıyorsunuz? E-posta ya da blog okumak olabilir, twitter veya diğer sosyal ağlar olabilir. Bunlar için bir zaman belirleyin. Mümkünse günün sonlarında olsun, öğleden sonra 3-4’ten itibaren mesela. Bu saatten önce kafa dağıtma amaçlı oyalanmayın. Hepsini tek bir zaman dilimine toplayarak kendinize önce işinizi bitirme imkânı sağlıyorsunuz ve kafa dağıtma zamanınız da hala var. Bir diğer yaklaşım da bunlara her saatin son 10 dakikasını ayırmak olabilir. Ama 10 dakika limitini aşmayın!
5. Daha kısa e-postalar yazın. Eğer e-posta yazışmaları çok zamanınızı alıyorsa, kendinizi e-posta başına 3–4 cümle ile sınırlandırmak büyük bir fark yaratabilir. İlk olarak e-posta yazmak ve yanıtlamak için harcadığınız zamanı kısaltacaktır. İkinci olarak da e-postalarınıza daha kısa cevaplar gelecektir, bu da e-posta okumak için de daha az zaman harcayacağınız anlamına gelir.
6. Toplantıları sınırlayın. Daha azı daha iyi. Bazı Google üst yöneticileri sadece 5 dakikalık toplantılar yapıyorlar. Bu toplantılara katılanların iyi hazırlanmış olmaları, kısa ve öz konuşmaları gerekecek. Toplantılardan çıkıp sadece notları alma şansınız varsa veya iletişim için alternatif bir yöntem varsa, bu şekilde çok zaman kazanabilirsiniz.
7. Otomatikleşin. Tekrar eden rutin işleri azalttıkça yaratıcılık ve önemli işler için daha çok zamanınız olacak. Mümkün olan her işi otomatikleştirin: İnsanlara belgeleri bilgisayar ortamında doldurtun veya sizi aramak ya da e-posta göndermek yerine web sitenizden bilgi almalarını sağlayın veya ödemeleri otomatik yöneten ürününüzü otomatik gönderen bir hizmet kullanın, vb.
8. Kırtasiyeyi azaltın. Önceden birçok kâğıt kürek işiyle uğraşırdım. Hem de zamanımı boşa harcadığımı bile bile. Firmalar ve kuruluşlar belgeleri elektronik ortamda doldurabilselerdi, kâğıttan, kopyalamadan, dosyalamadan ve aynı işi iki kez yapmaktan çok tasarruf ederlerdi. Mümkün olan her durumda kırtasiye işlerini eleyin ve dijital ortamı tercih edin. Bu uzun vadeli bir geçiş olabilir.
9. Masanızı temizleyin. Bu birkaç dakikada yapılabilecek bir şey. Masanızın üzerinden her şeyi kaldırın. Sadece temel birkaç şeyi geri koyun. Bunlar dışındaki her şey ya dosyalanmış, ya ilgili kişiye iletilmiş, ya raftaki yerine kaldırılmış ya da çöpe atılmış/ geri dönüştürülmüş olmalıdır. Kararlarınızı hızlı verin ve bir an önce işinize dönün.
10. Uzaklaşın. Ofisinizden dışarı çıkabiliyorsanız önemli işlere odaklanacak sessiz sakin bir yer bulabilirsiniz. Çalışabileceğiniz bir yer bulun, bağlantınızı kesin ve işinizi yapın. Daha sonra tekrar bağlantınızı açarak e-postalarınızı gönderebilirsiniz. Evden çalışmak bu noktada iyi bir seçenek. Bunu ne kadar sık yapabilirseniz (haftanın bir günü, günün bir saati ya da çalışma saatlerinizin yarısı olabilir) o kadar iyi.
11. Nefes molaları verin. Her 15–20 dakikada bir yerinizden kalkın ve bir nefes alma molası verin. Bu sadece ofisin içinde yürümek ya da birilerine iki kelime bir şeyler söyleyerek olabilir. Ya da daha iyisi, biraz temiz hava almak için dışarı çıkmak şeklinde de olabilir. Etrafta dolanın, kan dolaşımınız hareketlensin. Boynunuza ve omzunuza masaj yapabilirsiniz. Daha fit olmak isterseniz birkaç şınav çekin. İşinize döndüğünüzde nerede kaldığını hatırlayın ve dikkat dağıtan her şeyi uzaklaştırın.
12. Odaklanma töreni yapın: Saat başı veya iki saatte bir yeniden odaklanma töreni gerçekleştirin. Web tarayıcınızı veya başka uygulamaları kapatarak başlayabilirsiniz, hatta bir iki dakika yürüyerek aklınızı boşaltıp kan dolaşımı sağlayabilirsiniz. Daha sonra işinize geri dönün ve önemli yapılacaklar listesinde sırada ne olduğuna bakın. Tekrar e-postalarınızı kontrol etmeden, bağlantınızı açmadan önce o önemli iş üzerinde yapabildiğiniz kadar uzun çalışın. Bu ritüeli gün içinde kendinize gelmek için tekrarlayın. Tekrar odaklanmak için derin nefes alıp vermek de iyidir.
13. Yaratıcılık için büyük periyodlar ayırın: Bunu herkes yapamayabilir, ama mümkün olduğunda yaratıcı işler ve diğer önemli işler için planlamanıza 3–4 saatlik büyük zaman dilimleri ayırın. Bu zaman dilimini dokunulmaz yapın ve toplantı gibi diğer şeylerin bu zaman içine gelmesine izin vermeyin. Bu zaman boyunca dikkatinizi dağıtacak şeyleri uzak tutmak, sevdiğiniz işi yapmak ve gerektiğinde nefes molaları vermek konusunda tavizsiz olun. Yaratıcılığınıza keyif katın.
